World Forum The Hague heeft een nieuwe manier van ontmoeten ontwikkeld voor een divers aantal deelnemers én met een extra beleving: online participatie. Online participeren aan evenementen gaat om het verbinden van deelnemers tijdens het evenement ‘live‘ en ‘online.‘ Het aantal online deelnemers kent daarbij geen limiet, dat is de kracht van dit product.
In World Forum The Hague is er met dit product plek voor een oneindig aantal online bezoekers. Door de mogelijkheid tot online participeren zijn er geen limieten, evenals lock downs of restricties. Het aantal bezoekers dat wel live aanwezig is, is altijd afgestemd met de op dat moment geldende norm van de overheid. Online participeren is het volledig deelnemen aan een evenement, of je er nu wel of niet ‘live‘ bij bent. Op de vraag of online participatie het elkaar werkelijk (fysiek) ontmoeten zal vervangen antwoordt Michiel Middendorf, General Manager: “Zeker niet, het is een aanvulling, een versterking, een goede optie om veel mensen bij elkaar te brengen in een wereld waar dit niet vanzelfsprekend meer is.”
De beleving van een online participant
Bezoekers van het evenement gaan naar de speciale online omgeving van het evenement in World Forum The Hague. Daar kunnen zij direct zien wie er online en on-site aanwezig zijn en kunnen chatten met hun netwerk. Bezoekers nemen deel aan alle sessies, ze stemmen mee tijdens een live voting en kunnen direct vragen stellen tijdens sessies en zelfs on stage komen met een eigen vraag of opmerking. Een online helpdesk staat klaar gedurende deze online ervaring. De deelnemers beleven echt het evenement, maar dan online. Het gaat veel verder dan hybride, streaming en webcasting. Online participatie neemt alle deelnemers, on-site of online, mee in dezelfde cultuur, communicatie en emotie. Bekijk hier de online omgeving van online participatie.
Waarom gelooft World Forum The Hague hier zo sterk in? Michiel Middendorf: “In de nabije toekomst zal de (inter)nationale congresganger de keuze krijgen om online of live deel te nemen aan een evenement. Maar daarmee begint het pas. Er zijn al jaren prima online congressen en zelfs beurzen mogelijk. Maar hoe creëer je dezelfde beleving bij een online bezoeker? De optimale mix is een live event waar online deelnemers actief aan mee kunnen doen. Wij zien hier overal in de markt beweging in komen en we hebben hier inmiddels zelf een goede basis voor ontwikkeld. Zo kunnen we ons blijven ontwikkelen in de nabije en verre toekomst. De naam van dit product ‘Online Participatie’ raakt de kern van het product: de deelnemer levendig en actief betrekken bij hetgeen live gaande is en daarmee online en live deelnemers dezelfde beleving geven bij een evenement.”
Wereldwijde verbinding
World Forum The Hague gelooft ook in wereldwijde verbinding door dit product. Kirsten Vosmer, Commercial Manager: “Daarnaast kan een dergelijke beleving, dankzij ons wereldwijde netwerk van 50 locaties van GL events, nog verder uitgebreid worden door diverse regionale bijeenkomsten in Zuid-Amerika, China, Europa online te verenigen. In ieder geval op de momenten dat de verschillende tijdszones dat toe laten. Zo kun je een wereldwijde bijeenkomst ondanks een veranderd toekomstbeeld toch nog goed faciliteren.”
Veiligheid
Ook tijdens deze nieuwe vorm van ontmoeten is veiligheid van groot belang. World Forum The Hague heeft diverse maatregelen genomen voor de bezoekers van uw evenement op het gebied van routing, meubilair en decoratie, capaciteiten en opstellingen, catering en hygiëne. Alle maatregelen die worden genomen zijn conform alle richtlijnen van het RIVM en het officiële Protocol Zakelijke Bijeenkomsten van Eventplatform.
