Een succesvol evenement organiseren, hoe doe je dat eigenlijk? Hoe vind je de juiste setting en stel je een afwisselend programma samen? Volg onderstaande tips van voorbereiding tot branding en uitvoering om jouw evenement tot een succes te maken. Heb je ergens hulp bij nodig? Wij staan voor je klaar!
Alles begint met de vraag: ‘Wie nodig je uit?’
Vraag jezelf af waar jouw bezoekers waarde aan hechten. Zij zijn bepalend voor zowel het programma als een passende uitstraling. Houden zij bijvoorbeeld van luxe en formaliteiten of acteren zij liever informeel en persoonlijk? Ga na wat jouw evenement in hun ogen uniek en succesvol zal maken en speel hierop in.
Verwelkom je gasten met een goede eerste indruk
Het wordt vaak gezegd, een eerste indruk kun je maar een keer maken. Dit geldt ook voor jouw evenement. Zodra een bezoeker binnenkomt wordt deze indruk gevormd. Investeer dus in een warm ontvangst en een goed registratieproces. Dit voorkomt onzekerheid bij gasten en geeft direct een positieve start aan de dag.
Maak je evenement persoonlijk
Met een complete branding verzorgt het World Forum de juiste look and feel voor jouw evenement. Wij zorgen ervoor dat de aankleding klopt, dat de juiste logo’s worden gebruikt en dat jouw bedrijf niet alleen direct herkend wordt door je gasten maar ook in de foto’s die worden gedeeld.
Creëer een unieke ‘fotoplek’
Dé commerciële hotspot van jouw evenement. Een unieke fotoplek geeft je bezoekers de mogelijkheid oneindig veel foto’s te maken die gegarandeerd gedeeld worden. Voordat je het weet zie je jouw evenement en bedrijfslogo overal terug op social media.
Overweeg een vitaliteitsprogramma
Versterk de motivatie én concentratie van jouw bezoekers door te bewegen! Activiteiten als yoga en powerwalks geven hun de gelegenheid om zich tussentijds te ontspannen en met hernieuwde energie deel te nemen aan de rest van het programma
Wat je ook doet, het eten moet goed zijn!
Het is een cliché maar het eten dat je serveert bepaald het succes van de dag. Geef hier een extra speciaal tintje aan door gerechten aan te bieden die passen bij het thema van jouw evenement of de herkomst van gasten en sprekers. Denk bijvoorbeeld aan een foodcourt met een Belgische wafelkraam, een Franse Crêpe stand en een proeverij van Nederlandse hapjes.
Boek een passende ruimte
Zorg dat jouw bezoekers zich zo comfortabel mogelijk voelen in een ruimte die bij het programma past. Zo kun je gebruikmaken van onze break-out rooms of de locatie volledig afhuren. Doordat alle zalen uitkomen op het atrium ervaren jouw bezoekers ook bij grote evenementen de juiste intimiteit.
Deels online? Maak een goede vertaalslag in je programma!
Steeds vaker zien we evenementen die gedeeltelijk online plaatsvinden. Ook binnen het World Forum zijn hiervoor alle faciliteiten aanwezig. Houdt er wel rekening mee dat de aandacht van deelnemers online gemakkelijker verzwakt. Een goede vertaalslag van het programma met extra pauzemomenten en interactie helpt hierbij.
Help jouw bezoekers met vervoer en accommodatie
Het World Forum is centraal gelegen en gemakkelijk toegankelijk met zowel de auto als het openbaar vervoer. Verwacht je veel bezoekers van buiten de stad? Denk dan ook eens aan een shuttle service vanaf het station en eventuele accommodatie in Den Haag. Wij werken samen met zowel vervoerders als hotels om jouw gasten een prettig verblijf te garanderen.
Zorg dat jouw bezoekers je niet vergeten!
Waar wil je dat zij nog maanden over napraten? Een boodschap, een unieke ervaring of een give away, bedenk van tevoren wat jij je bezoekers te bieden hebt. Met een helder doel voor ogen kun je hier in de voorbereidingen, de branding en de communicatie goed op inspelen.
Zelf een evenement organiseren?
Stromen de ideeën voor jouw evenement direct binnen na het lezen van deze tips? Neem dan contact met ons op voor een offerte op maat. Met elkaar organiseren we een succesvol evenement voor jouw bedrijf.
